Phòng Hành chính – Tổ chức

Chức năng

Phòng Hành chính – Tổ chức là đơn vị thuộc Trường Đại học Trưng Vương, có chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng quản lý, tổ chức thực hiện các lĩnh vực công tác gồm: công tác hành chính – phục vụ; công tác tổ chức – nhân sự, chế độ chính sách, thi đua – khen thưởng; công tác văn phòng; quản trị và khai thác cơ sở vật chất đảm bảo đúng quy định pháp luật hiện hành và quy chế, quy định của Trường.

 

Nhiệm vụ

1.Công tác hành chính:

– Tham mưu, quản lý việc thực hiện công tác hành chính, văn thư – lưu trữ; xây dựng các văn bản, quy trình, quy định về công tác hành chính, văn thư – lưu trữ theo quy định về quản lý chất lượng của Trường; tổ chức và thực hiện lưu trữ, bảo mật các hồ sơ, tài liệu, văn bản cấp Trường; bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của nhà nước; quản lý và đảm bảo an toàn kho lưu trữ.

– Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối thư tín, văn bản đến/đi; kiểm tra, rà soát về thể thức, thẩm quyền ban hành văn bản của Trường ban hành.

– Thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, tài liệu do Trường ban hành. Thực hiện việc cấp thẻ đeo, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cá nhân thuộc Trường được cử đi công tác; xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác tại Trường.

– Chủ trì xây dựng chương trình về cải cách hành chính; phối hợp với các đơn vị khác thuộc Trường trong công tác đảm bảo chất lượng của Trường.

– Quản lý và sử dụng các loại con dấu của Trường theo đúng quy định của pháp luật.

 

2. Công tác văn phòng:

– Đầu mối xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Trường; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, đánh giá kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ của Trường; xây dựng báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất của Trường.

– Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc và chuẩn bị các chuyến công tác của lãnh đạo Trường; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo kết luận cuộc họp của lãnh đạo Trường; truyền đạt các quyết định, kết luận cuộc họp, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Trường.

– Tổ chức triển khai và đảm bảo điều kiện về vật chất cho hoạt động tiếp khách, thăm hỏi, chúc mừng, xã giao với các cơ quan ngoài trường, các cơ quan cấp trên.

– Tổ chức các ngày lễ, Tết; tổ chức các Hội nghị, Hội thảo, họp giao ban lãnh đạo đơn vị; phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với cán bộ và nhân viên trong Trường.

– Thực hiện công tác hành chính – văn phòng của Đảng ủy Trường, Công đoàn Trường theo quy định của pháp luật. (nếu có tổ chức Đảng, Công đoàn và không có văn phòng riêng)

 

3. Công tác quản trị, xây dựng và khai thác cơ sở vật chất

– Tham mưu xây dựng, ban hành văn bản quy định, hướng dẫn giúp Hiệu trưởng quản lý, xây dựng và khai thác cơ sở vật chất của Trường.

 – Hằng năm, phối hợp với Phòng Tài chính – Kế toán xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị, xây dựng, sửa chữa, thuê/cho thuê cơ sở theo nhu cầu hoạt động của Trường và các đơn vị thuộc Trường.

– Tổ chức thực hiện việc quản trị cơ sở vật chất, các trang thiết bị của Trường; hướng dẫn công tác quản trị cơ sở vật chất tại các đơn vị thuộc Trường được phân cấp sử dụng.

– Tổ chức quản trị công sở; xây dựng nội quy, quy chế làm việc theo quy định; phối hợp với các đơn vị, chính quyền và công an địa phương đảm bảo an ninh trật tự và nếp sống lành mạnh trong Trường và trên địa bàn khu vực liên quan; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai; đảm bảo vệ sinh môi trường cảnh quan nhà trường.

– Duy tu, bảo dưỡng thường xuyên, kịp thời các trang thiết bị của Trường.

 

4. Công tác tổ chức, nhân sự

Tham mưu, trình Hiệu trưởng ban hành các văn bản liên quan đến tổ chức bộ máy của Trường; tổ chức xây dựng và trình Hiệu trưởng quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức các đơn vị thuộc Trường.

– Tham mưu và triển khai công tác cán bộ theo quy định và nhu cầu quản lý, phát triển của Trường: soản thảo các quyết định thuộc thẩm quyền ban hành của Hội đồng trường và của Hiệu trưởng liên quan đến công tác cán bộ của Trường.

– Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng vị trí việc làm phù hợp với yêu cầu phát triển của Trường và quy định của pháp luật trình Hiệu trưởng, Hiệu trưởng trình Hội đồng trường phê duyệt.

– Tham mưu Hiệu trưởng tuyển chọn, ký hợp đồng lao động đối với cán bộ, nhân viên, giảng viên của Trường.

– Chủ trì, tổ chức thực hiện việc quản lý cán bộ, nhân viên, giảng viên: theo dõi, đánh giá kết quả làm việc hàng tháng, năm theo quy định; quản lý hồ sơ của cán bộ, nhân viên, giảng viên của Trường.

– Tổ chức thực hiện về chế độ, chính sách đối với cán bộ, nhân viên, giảng viên như: tiền lương, thưởng, phụ cấp (nếu có); các loại bảo hiểm (….); các chế độ, chính sách khác như: nghỉ phép, nghỉ ốm ….

– Đầu mối tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.


Lãnh đạo đơn vị

          

Địa chỉ liên hệ

Cơ sở: Km5 Xã Kim Long, Huyện Tam Dương, Tỉnh Vĩnh Phúc.

Văn phòng tại Hà Nội: Tòa Hồ Gươm Plaza số 102 đường Trần Phú, phường Mộ Lao, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 024.36628987

0981 912 323
0981912323